Bagi pemilik rumah retret, hal yang dilakukan pada hari pelaksanaan retret, sudah dimulai sejak pagi. Sesuai dengan tugasnya (job description) koordinator/staf persiapan kamar (house keeping) menempelkan susunan acara retret dan denah kamar di papan informasi yang tersedia. Staf house keeping memeriksa semua ruangan yang akan digunakan oleh tamu yang datang. Jika masih ada hal yang belum selesai, pegawai house keeping dipertegas “akan selesai pukul berapa?” pertanyaan ini mendorong daya kerja dan tanggung jawab pegawai untuk mempercepat persiapan yang belum selesai. Maksimal pukul 14.00 WIB harus sudah siap semua, sebab check in tamu akan terjadi pada pukul 15.00 WIB. Kenyaman tamu akan terganggung, ketika mereka datang ruangan dan kamar belum siap. Harapannya ketika pukul 14.00 WIB tamu datang masih dapat masuk kamar, tetap memiliki waktu rileks, mengecek dan menata barang-barang pribadi. Terutama mereka yang datang dari luar daerah atau kota, sangat memerlukan waktu sejenak untuk rileks.
Selain itu pegawai house keeping memasang kartu nama-nama di pintu kamar bagian depan. Sehingga memudahkan tamu mencari kamarnya, sesuai dengan denah kamar yang telah dilihat pada papan infromasi. Kunci-kunci kamar dipasang jika disepakati oleh pendamping, namun jika pendamping menginginkan dilepas, pintu kamar langsung dibuka tanpa kunci tergantung. Ruang pertemuan sudah ditata kursi dengan rapi, sound system di ruangan tersebut telah dicek oleh teknisi dari rumah retret. Ruang doa ditata sesuai dengan permintaan pembimbing retret, sehingga memperlancar acara pembukaan retret. Air minum pada dispenser telah terisi penuh. Masing-masing blok, di setiap kamar mandi/toilet telah diberi kamper bola sehingga pengguna kamar mandi/toilet merasa nyaman. Bak-bak air dalam setiap kamar mandi telah diisi penuh. Pada pukul 15.30 ruang makan telah ditata snack dan minuman hangat (air panas, teh panas atau air segar). Di loket dapur disiapkan tempat khusus meletakkan sendok, garpu, piring, dan gelas kotor serta tempat sampah sisa-sisa makanan. Penataan meja dan kursi di ruang makan diatur sedemikian rupa sehingga memudahkan sirkulasi pengambilan makanan. Ruang makan juga menjadi tempat pembinaan cara makan bersama yang baik dan sopan. Ruang makan bukan sekedar melepas lapar tanpa aturan. Ruang makan di rumah retret, bukan rumah makan/resto bagi setiap orang yang datang makan dengan seenaknya. Karena berada dalam rumah retret acara makanpun tetap menjadi ruang pembinaan bersama. Hal ini perlu diketahui oleh pendamping, sehingga proses makan yang dilakukan oleh tamu sesuai dengan tujuan kegiatan retret. Nilai-nilai kebersamaan akan terasa dan terlihat ketika peserta retret melakukan makan bersama. Makan bersama bagi orang tertentu mungkin tidak menjadi kebiasaan di rumahnya, sehingga peserta perlu saling memahami pola teman yang lain. Kebersamaan peserta akan terbentuk, jika makan bersama menjadi waktu mengesan bersama dengan teman yang lain. Sifat melayani akan bertumbuh pada waktu makan bersama.