Ada dua macam persiapan yaitu pertama rumah retret telah kosong sebelum tamu datang dan kedua rumah retret belum kosong atau masih digunakan.
Yang pertama jika rumah retret telah kosong sebelum tamu datang. Bagian sekretariat minimal 3 hari sebelum kegiatan retret dilaksanakan, diharapkan sudah memiliki data peserta sesuai golongannya (anak, orang muda atau dewasa). Pembagian kamar bagi peserta berdasarkan denah kamar yang ada di rumah retret tersebut sudah jelas. Selain itu hal yang harus pasti, 3 hari sebelum hari pelaksanaan: jadwal/susunan acara kegiatan retret, sebab dengan data peserta dan jadwal acara menjadi acuan untuk mempersiapkan jumlah kamar dan tempat tidur dan kamar mandi. Menu makan yang akan disiapkan disesuaikan berdasarkan golongan peserta. Menu untuk anak-anak berbeda dengan menu makan orang muda dan menu bagi kelompok dewasa. Perlengkapan kamar dan pelengkapan ruang pertemuan (soundsystem, peserta menghendaki menggunakan kursi atau cukup karpet untuk lesehan) menjadi persiapan yang teliti sebelum peserta datang. Acara dan denah kamar peserta sudah siap tertempel di papan pengumuman ketika peserta datang. Kunci-kunci kamar disiapkan sesuai permintaan panitia retret. Ada yang menghendaki kunci ditarik, ada yang meminta kunci tetap dipasang demi keamanan. Semua disiapkan sesuai permintaan sehingga memudahkan peserta yang datang lebih dahulu. Rumah retret yang banyak diminati biasanya kondisinya bersih, rapi dan pemandangan indah, kamar cukup luas serta ruang outdoor yang memadahi untuk rileks dengan taman dan kebun yang terawat. Tersedia tempat-tempat sharing yang nyaman dan suasana sejuk.
Yang sering dicari adalah pembimbing dari rumah retret tersebut. Dengan tersedianya pembimbing, tamu/retretan tidak bingung mencari pembimbing. Bagi kelompok gereja Katolik tersedianya peralatan misa yang lengkap. Ruang doa yang hening dan membawa peserta sadar doa. Apabila tamu memohon dicarikan romo yang melayani misa, kesanggupan pengelola rumah retret untuk mencarikan romo menjadi pelayanan ekstra. Jika pengelola mempersiapkan segala sesuatu lebih awal tentu sangat membantu panitia kegiatan retret yang biasanya akan datang lebih awal.
Yang kedua jika rumah retret belum kosong atau masih digunakan. Sementara sorenya datang tamu baru, yang akan menggunakan kamar dan ruang pertemuan yang sama. Keterbatasan ini perlu dikomunikasikan dan dibuat kesepakatan pada awal pendaftaran. Karena kamar harus segera dibersihkan lagi untuk menyambut tamu yang baru sorenya. Keperluan packing kamar awal benar-benar terjadwal, meski acara belum selesai semua peserta harus sudah packing dan tas serta semua barang pribadi dikeluarkan dari kamar diletakkan di ruangan lain yaitu ruang pertemuan atau ruang makan. Sehingga pegawai kamar rumah retret dapat bekerja dengan leluasa menyiapkan kamar bagi tamu sambungan. Kerja model ini akan sangat menguras energi dan ketelitian, untuk menjamin tamu merasa nyaman. Ini pelayanan yang meminta tenaga, pikiran dan perhatian kita secara lebih. Sebaiknya pengelola rumah retret menerima tamu sambungan cukup dua kali saja. Jika tamu sambungan lebih dari dua kali, akan membuat pengelola rumah retret kesulitan dalam persiapan dan pasti tamu terakhir tidak akan mendapat pelayanan yang nyaman. Sebab tenaga sudah terkuras sehingga para pegawai bekerja berdasarkan target untuk selesai tepat waktu.